AVG Register

Algemene verordening gegevensbescherming

Wij zijn Artemis Tours, een reisorganisatie die waarde hecht aan je vertrouwen in ons. In dit plan informeren wij over de wijze waarop wij omgaan met persoonlijke gegevens.

1. Naam en contactgegevens verantwoordelijke

Semahat Gundogmus, eigenaresse en oprichter van Artemis Tours V.O.F.
Artemis Tours V.O.F.
Wilhelminasingel 40 · 6221 BK Maastricht
Tel: +31 43 3255278 Nood: +31 6 22788902 Fax: +31 43 3258623 ·
Email: info@artemistours.nl · Website: www.artemistours.nl
SNS bank 93.65.03.033 IBAN:NL98SNSB0936503033 BIC:SNSBNL2A
KvK Zuid-Limburg 61072451 Btw-nummer NL854193029B01

2. De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt

Om de producten en diensten te leveren waar men ons om vraagt
Bij het maken van een boeking of bij het opvragen van een offerte wordt gevraagd naar persoonlijke informatie. De persoonlijke gegevens die ingevuld worden gebruiken wij uitsluitend om de service te verlenen, het betreffende reisproduct te leveren of in de toekomst over reisproducten te informeren.

Tijdens het boekingsproces wordt gevraagd om gegevens van thuisblijvers te verstrekken. Wij gaan er vanuit dat je de thuisblijvers zelf informeert dat wij hun gegevens in ons bezit hebben en uitsluitend zullen gebruiken in geval van een calamiteit.

Marketingcommunicatie
Zo nu en dan kunnen we je (bijvoorbeeld via e-mail) relevante reisaanbiedingen of nieuws over onze diensten sturen. We kunnen je ook informatie sturen over producten en diensten van andere bedrijven, als we denken dat die interessant voor je zouden kunnen zijn. Dit doen we alleen als je van tevoren hebt aangegeven dat je deze marketingcommunicatie wil ontvangen.

Om met je in contact te komen
We willen je als klant beter van dienst zijn, dus als je contact met ons opneemt, bijvoorbeeld via e-mail, post, telefoon of sociale media, kunnen we je persoonsgegevens gebruiken om zaken te verduidelijken of om je beter te helpen.

3. Aan wie verstrekken wij de persoonsgegevens van de klanten

Om je de gevraagde producten of diensten te kunnen leveren, delen we je persoonsgegevens met de leveranciers van je reisarrangementen, zoals luchtvaartmaatschappijen, hotels en vervoersbedrijven.
Als we bedrijven inhuren om ons te helpen met onze IT-diensten, het opslaan en combineren van gegevens, marketing, marktonderzoek, het verwerken van betalingen en het leveren van producten en diensten, dan willen we dat je weet dat we deze bedrijven uiterst zorgvuldig selecteren.

Soms delen we persoonsgegevens om onze wettelijke rechten vast te leggen, uit te oefenen of te verdedigen; in dit verband kunnen we persoonsgegevens aan anderen leveren om fraude tegen te gaan en het kredietrisico te beperken.

Als we persoonsgegevens met andere organisaties delen, maken we duidelijke afspraken dat zij je gegevens veilig bewaren en deze niet voor hun eigen marketingdoeleinden gebruiken.
Tot slot: we delen alleen de minimale persoonsgegevens met onze leveranciers en partners. Dat betekent dat zij alleen toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn om hun diensten te kunnen leveren.

4. Doorgifte van persoonsgegevens naar overige landen en landen buiten de EU

Artemis Tours kan persoonsgegevens doorgeven aan andere landen dan het land waarin je woont. Dit doen we om jouw reis te regelen. De overdracht van persoonsgegevens naar andere landen dan het land waarin de klant woont is vaak nodig om onze diensten te kunnen leveren. Artemis Tours werkt uitsluitend met leveranciers die aan de nieuwe privacywet voldoen.
Artemis Tours zorgt dat er passende veiligheidsmaatregelen aanwezig zijn om te voldoen aan de vereisten voor de internationale doorgifte van persoonsgegevens onder de toepasselijke privacywetgeving. Voor de doorgifte van persoonsgegevens naar landen buiten de Europese Economische Ruimte kan Artemis Tours gebruikmaken van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractsbepalingen als veiligheidsmaatregel.

Tot slot, wij zullen persoonsgegevens nooit zonder toestemming verstrekken aan personen of bedrijven voor commerciële exploitatie. Wanneer je naar het buitenland reist, kunnen wij verplicht worden (door overheidsinstanties op vertrek- en aankomstpunten) dat jouw persoonsgegevens verstrekt en verwerkt worden in het kader van een grenscontrole, immigratie-, veiligheids-, antiterrorisme- en andere doeleinden die toepasselijk worden geacht. Ook als het verstrekken van gegevens niet verplicht is, kunnen wij besluiten om overheidsinstanties toch behulpzaam te zijn.

Sommige landen mag je alleen inreizen als je van tevoren je reizigersgegevens doorgeeft (zoals Caricom API Data en US Secure Flight Data). Deze eisen kunnen per bestemming verschillen en we raden je aan dit na te kijken. Ook als we dat niet verplicht zijn, kunnen we hierbij helpen.
Soms delen we de minimale persoonsgegevens met andere overheidsorganen als dat in de wet staat of als we dat volgens de wet mogen doen.

Links naar andere websites
Onze website kan links bevatten naar websites die door andere organisaties met eigen privacyverklaringen beheerd worden. Zorg ervoor dat je de voorwaarden en de privacyverklaring goed doorleest voordat je persoonsgegevens invoert op de website van een andere organisatie; wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor de websites van andere organisaties.

Functies voor sociale media
Onze websites functies bevatten functies voor sociale media zoals Facebook en Pinterest, die hun eigen privacyverklaringen hebben. Zorg ervoor dat je hun voorwaarden en de privacyverklaring goed doorleest voordat je persoonsgegevens invoert; wij aanvaarden geen verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor deze functies.

5. De bewaartermijnen van de persoonsgegevens.

Bewaren van de gegevens doen we net zo lang als nodig is voor de doelen zoals omschreven in deze privacyverklaring én voor het naleven van wetten en regelgeving.

Persoonsgegevens die we verkrijgen in het kader van boekingen, aankopen of ter uitvoering van andere overeenkomsten worden bewaard voor zo lang als nodig om je boeking(en) af te handelen, waaronder mede begrepen administratie, feedback, klachten, schade, verzekeringen ed. De persoonsgegevens worden bewaard in relatiekaarten in ons BAS-systeem en/of in klappers in een afsluitbare kast. Een kopie paspoort/ ID kaart wordt op de dag van terugkomst vernietigd door een papierversnipperaar. Na afhandeling bewaren wij de overige persoonsgegevens nog maximaal zeven jaar voor marketingdoeleinden. Na afloop van die termijn worden de gegevens gewist, tenzij de gegevens op basis van een wettelijke plicht langer moeten worden bewaard. Dit laatste geldt in ieder geval voor de betalingsgegevens die onder de fiscale bewaarplicht zeven jaar moeten worden bewaard.

Persoonsgegevens die verkrijgen omdat je contact met ons opneemt via e-mail, post, telefoon of sociale media bewaren we zo lang als nodig is om je verzoek af te handelen en op te volgen. Vervolgens kunnen we je gegevens nog zeven jaar bewaren voor marketingdoeleinden.

Persoonsgegevens die we verkrijgen in het kader van sollicitaties worden – als je niet wordt aangenomen – verwijderd uiterlijk 1 maand na het afronden van de sollicitatieprocedure, tenzij je toestemming hebt verleend voor het bewaren van je gegevens voor toekomstige vacatures.

Wij bewaren alleen de gegevens die noodzakelijk zijn.
Artemis Tours wijst hun klanten op hun recht op inzage van hun gegevens en de wijziging en verwijdering daarvan. Indien onze klanten inzage, correctie en/of verwijdering van de persoonsgegevens willen, kunnen zij ons hierover informeren via info@artemistours.nl.
We willen er zeker van zijn dat de persoonsgegevens die we van je hebben, kloppen en up-to-date zijn. Als er gegevens zijn die niet kloppen, laat ons dat dan weten.

Verwijdering van de relatiekaart uit het BAS-systeem
Middels een functieknop op de relatiekaart kan een relatiekaart helemaal leeg gemaakt worden. Dan worden alle ingevulde velden leeggemaakt en zal in het veld achternaam de tekst “Verwijderd” komen te staan. Het op deze manier leegmaken van een relatiekaart kan echter alleen als de laatste boeking van de relatie langer dan zeven jaren geleden is. Er geldt een bewaarplicht van gegevens voor controledoeleinden van zeven jaren. Na de bewaartermijnen wissen we je persoonsgegevens. Het kan zijn dat we je gegevens anonimiseren voor analytische, historische of andere zakelijke doeleinden.
Als de verwijdering van gegevens (nog) niet mogelijk is, kunnen we op dat moment wel kiezen voor het verwijderen van ingevulde profielkenmerken en bestanden, gekoppeld aan deze relatie. Op een dossier waarop een verwijderde relatie voorkomt ziet de reiziger dan ook alleen de naam “Verwijderd” staan.

6. Wijziging in deze verklaring

We kunnen deze verklaring op elk moment aanpassen, dus kijk regelmatig op onze website(s) of er updates zijn. Als het om ingrijpende wijzigingen gaat, zullen we een duidelijke mededeling op onze website(s) plaatsen, eventueel met een elektronische kennisgeving over de wijzigingen in de privacyverklaring.

7. Wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens

We verwerken je persoonsgegevens in de volgende situaties:

We hebben je toestemming;
Voorbeeld: account van de klant
Als je een account aanmaakt, geef je ons – door in te stemmen met deze privacyverklaring – toestemming je persoonsgegevens te verwerken.

Het is noodzakelijk in verband met een overeenkomst die we met je hebben, of om op jouw verzoek stappen te ondernemen voordat we een overeenkomst met je aangaan;
Voorbeeld: om de producten en diensten te leveren waar je om vraagt
We hebben je persoonsgegevens nodig om je vakantie te boeken of om je de producten en diensten te leveren die je wil kopen. Ook hebben we je gegevens nodig om betalingen te kunnen uitvoeren.

We moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
Voorbeeld: het delen van persoonsgegeven met regelgevende instanties
Om je te kunnen laten reizen, zijn wij verplicht om je persoonsgegevens over te dragen als overheidsinstanties op het punt van vertrek of aankomst dit eisen. Zij willen dit vaak weten met het oog op immigratie, grenscontrole, veiligheid en antiterrorisme of voor andere doeleinden die deze instanties van belang achten.

Het is noodzakelijk ter bescherming van je eigen vitale belangen of die een andere natuurlijke persoon;
Voorbeeld: in een noodgeval
Je verzekeringsbedrijf, hun tussenpersonen en medisch personeel kunnen relevante persoonsgegevens en bepaalde categorieën persoonsgegevens met ons uitwisselen als wij/zij namens jou moeten optreden, bijvoorbeeld in een noodgeval of in het belang van andere klanten.

Het is in het algemeen belang of we hebben een officiële machtiging voor een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag;
Voorbeeld: veiligheidsoperaties
We kunnen persoonsgegevens gebruiken bij veiligheidsoperaties, ongevallen of vergelijkbare incidenten, voor onder meer medische en verzekeringsdoeleinden.

Laatst bijgewerkt: 13 juni 2018